E-Rechnung prüfen: XRechnung und ZUGFeRD nachrechnen
Eine E-Rechnung prüfen Sie genauso wie eine Papierrechnung: Ist die Leistung erbracht, stimmen Mengen, Preise, Steuer und Summe, und sind die Pflichtangaben vollständig? Der Unterschied ist die Form. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bild, eine ZUGFeRD-Rechnung ein PDF mit eingebetteter XML. Sie brauchen also ein Programm, das die XML lesbar anzeigt und, wenn möglich, die Rechnung gleich nachrechnet. Aufbewahren müssen Sie die Original-XML, unverändert.
Seit wann gilt die E-Rechnung?
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. |
| bis 31. Dezember 2026 | Rechnungen dürfen noch auf Papier oder als einfache PDF verschickt werden. |
| bis 31. Dezember 2027 | Gilt weiter für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen an andere Unternehmen im Inland E-Rechnungen schicken. |
Ausnahmen bleiben Rechnungen bis 250 € (Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV) und Fahrausweise. Sie dürfen weiterhin in jeder Form kommen. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.
XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X: was ist was?
- XRechnung ist eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, in zwei Schreibweisen (UBL und CII). Öffnen Sie sie mit einem Texteditor, sehen Sie nur Programmcode.
- ZUGFeRD und das baugleiche französische Factur-X sind PDFs mit einer eingebetteten XML. Sie sehen aus wie eine normale Rechnung. Maßgeblich ist aber die XML. Weichen Bild und XML voneinander ab, zählt die XML.
- Eine einfache PDF-Rechnung per Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Für die Prüfung heißt das: Bei ZUGFeRD reicht der Blick auf das PDF nicht. Sie sollten wenigstens einmal sehen, was in der XML steht.
Was Sie an einer E-Rechnung prüfen
- Sachlich: Wurde die Leistung so bestellt und erbracht? Das kann nur jemand beurteilen, der den Auftrag kennt.
- Rechnerisch: Menge mal Preis je Position, Zu- und Abschläge, Summe, Steuer je Steuersatz, Brutto und Zahlbetrag.
- Formell: Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, etwa Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und Steuerbetrag.
- Technisch: Lässt sich die Datei öffnen, und stimmt bei ZUGFeRD das PDF mit der XML überein?
So prüfen Sie E-Rechnungen mit IDO Sign
IDO Sign öffnet XRechnung (UBL und CII) direkt als lesbares Dokument mit Positionen, Summen und Absender. Bei ZUGFeRD und Factur-X erkennt es die eingebettete XML und zeigt einen blauen Hinweis. Beim Öffnen rechnet es alles nach:
- jede Position: Menge × Preis ± Zu- und Abschläge
- Summe der Positionen und Netto
- Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer je Steuersatz
- Brutto und Zahlbetrag
Das Ergebnis steht sofort im Hinweis: „alles stimmt“ oder „1 Abweichung“. Mit „Abweichungen im Dokument markieren“ umrahmt das Programm falsche Beträge rot und schreibt den richtigen Wert daneben. Danach prüfen Sie wie gewohnt: abhaken, stempeln, unterschreiben.
Beim Speichern bleibt die Original-XML erhalten. Aus einer XRechnung entsteht ein Prüf-PDF, in dem die XML unverändert als Anhang steckt. Bei ZUGFeRD bleibt die eingebettete XML, wie sie war. Mit „Rechnungsdaten anzeigen“ vergleichen Sie die XML-Werte mit dem PDF.
Aufbewahren: was, wie lange, wie
- Aufzubewahren ist die E-Rechnung im Original, also die XML bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML. Ein Ausdruck reicht nicht.
- Die Frist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres.
- Ihre Prüfvermerke dürfen Sie auf einer Kopie anbringen. Das Original muss unverändert und lesbar bleiben.
IDO Sign legt fertige Rechnungen von selbst im Ordner „Geprüft“ ab und verschiebt das Original mit. So liegen geprüfte Kopie und Original zusammen und bleiben in Ihrer Ablage oder Ihrem Archiv.
Häufige Fragen
Darf ich eine XRechnung ausdrucken und auf Papier prüfen?
Prüfen ja, aufbewahren nein. Maßgeblich bleibt die XML-Datei. Wer ausdruckt, prüft auf einer Kopie und muss die Datei trotzdem elektronisch aufbewahren.
Was mache ich, wenn die E-Rechnung falsch ist?
Wie bei Papier: zurückweisen und eine korrigierte Rechnung anfordern. In IDO Sign stempeln Sie ABGELEHNT, dann landet das Dokument im Ordner „Abgelehnt“ und im Prüfjournal.
Brauche ich eine Software zum Empfangen?
Nein, ein E-Mail-Postfach reicht. Sie brauchen aber ein Programm, um die Rechnungen zu lesen und zu prüfen.
Wie das Nachrechnen aussieht, zeigt die Musterrechnung mit einer Abweichung, direkt im Browser.
Stand der Rechtslage: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38: E-Rechnung)
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (Abdruck beim Bayerischen Landesamt für Steuern)