Sachlich und rechnerisch richtig: was die Vermerke bedeuten
„Sachlich richtig“ bestätigt auf einer Rechnung, dass die berechnete Leistung so bestellt, geliefert und abgenommen wurde. „Rechnerisch richtig“ bestätigt, dass Mengen, Preise, Rabatte, Steuer und Summe stimmen. Beide Vermerke stammen aus dem Haushaltsrecht der öffentlichen Verwaltung, sind aber auch in Unternehmen üblich. Gesetzlich vorgeschrieben sind sie dort nicht. Sie sind der einfachste Weg, zu zeigen, dass eine Rechnung vor der Zahlung geprüft wurde.
Woher die Vermerke kommen
In Bund, Ländern und Gemeinden darf eine Zahlung nur angeordnet werden, wenn zuvor die sachliche und rechnerische Richtigkeit festgestellt ist. Das regeln die Verwaltungsvorschriften zu § 70 der Bundeshaushaltsordnung und die entsprechenden Vorschriften der Länder und Kommunen. Dort zeichnen oft verschiedene Personen, und die Vermerke haben einen festen Wortlaut.
Unternehmen haben die Begriffe übernommen, weil sie die Prüfung gut aufteilen: Die eine Person kennt den Auftrag, die andere die Zahlen. Ein Gesetz, das sie Unternehmen vorschreibt, gibt es nicht. Die GoBD verlangen aber ein internes Kontrollsystem, und Prüfvermerke sind dessen einfachster Baustein.
Was „sachlich richtig“ heißt
Wer sachlich richtig zeichnet, bestätigt:
- Die Leistung wurde bestellt oder beauftragt.
- Sie wurde vollständig und in der vereinbarten Qualität erbracht bzw. geliefert.
- Der Preis entspricht dem Angebot, dem Vertrag oder der Preisliste.
- Die Rechnung ist an das richtige Unternehmen adressiert und noch nicht bezahlt.
Zeichnen sollte, wer den Auftrag kennt: die Person, die bestellt, die Ware angenommen oder die Arbeit abgenommen hat. Bei Lieferungen hilft der abgezeichnete Lieferschein. Wie der digital geht, zeigt der Beitrag zum Wareneingang mit PDF-Lieferschein.
Was „rechnerisch richtig“ heißt
Wer rechnerisch richtig zeichnet, bestätigt:
- Menge mal Einzelpreis ergibt den Positionsbetrag.
- Rabatte, Zu- und Abschläge sind richtig berechnet.
- Die Summe der Positionen stimmt.
- Der Steuersatz passt zur Leistung, die Steuer ist richtig gerechnet.
- Brutto, Abzüge und Zahlbetrag stimmen.
- Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sind vorhanden, damit der Vorsteuerabzug klappt.
Das ist meist Aufgabe der Buchhaltung. Bei E-Rechnungen kann ein Programm diese Arbeit übernehmen, weil alle Werte maschinenlesbar in der XML stehen.
Wie die Vermerke aussehen
Ein Prüfvermerk braucht drei Angaben: was bestätigt wird, wer es bestätigt und wann. Auf Papier ist das ein Stempel mit Kürzel und Datum. Digital sollte es genauso sein:
| Vermerk | Beispiel |
|---|---|
| Sachlich richtig | SACHLICH RICHTIG · M. Muster · 23.10.2026 09:12 |
| Rechnerisch richtig | RECHNERISCH RICHTIG · K. Beispiel · 23.10.2026 11:40 |
| Freigegeben | FREIGEGEBEN · T. Chef · 23.10.2026 15:03 |
In IDO Sign sind diese Stempel eingebaut. Sie setzen Name, Datum und Uhrzeit von selbst ein. Bei ZUGFeRD und XRechnung rechnet das Programm beim Öffnen alles nach, was zur rechnerischen Prüfung gehört, und markiert Abweichungen rot. Bei normalen PDF-Rechnungen haken Sie die Positionen ab und streichen falsche Beträge durch, der richtige Wert, den Sie eingeben, erscheint rot daneben.
Checkliste zum Ausdrucken
- Bestellung oder Auftrag vorhanden
- Lieferung bzw. Leistung vollständig, Lieferschein abgezeichnet
- Preise wie vereinbart
- Positionen, Summe und Steuer nachgerechnet
- Pflichtangaben vollständig
- Noch nicht bezahlt, keine doppelte Rechnung
- Bankverbindung unverändert oder bestätigt
Häufige Fragen
Darf dieselbe Person beides zeichnen?
Erlaubt ist es. Besser ist es nach dem Vier-Augen-Prinzip zu trennen. In IDO Sign lässt sich einstellen, dass niemand zwei Schritte derselben Rechnung bestätigt.
Brauche ich zusätzlich eine Unterschrift?
Nein. Ein Stempel mit Name und Datum reicht als Vermerk. Viele setzen bei der Freigabe trotzdem eine Unterschrift, weil es vertraut ist.
Was ist mit „Inhaltlich richtig“ oder „Geprüft“?
Das sind übliche Varianten. Wichtig ist, dass im Betrieb klar ist, was der Vermerk bedeutet und wer ihn setzen darf.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Quellen
- § 70 BHO – Zahlungen (die Vermerke regeln die Verwaltungsvorschriften dazu)
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (Abdruck beim Bayerischen Landesamt für Steuern)
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen