PDF am PC unterschreiben, ohne Drucken und Scannen
Eine PDF unterschreiben Sie am PC, indem Sie Ihre Unterschrift einmal mit Maus, Stift oder als eingescanntes Bild hinterlegen und dann per Klick an die richtige Stelle setzen. Drucken, unterschreiben und wieder einscannen entfällt. Rechtlich ist das eine einfache elektronische Signatur. Sie genügt für die meisten Dokumente im Büroalltag, etwa Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Stundenzettel und interne Freigaben. Nur wo das Gesetz die Schriftform verlangt, braucht es eine qualifizierte elektronische Signatur oder Papier.
Drei Wege, eine Unterschrift in die PDF zu bekommen
| Weg | So geht es | Gut für |
|---|---|---|
| Mit der Maus zeichnen | Einmal in ein Feld zeichnen, dann speichern | Schneller Start, ohne Zubehör |
| Mit Stift oder Unterschriften-Pad | Auf Tablet, Grafiktablett oder Pad schreiben | Die schönste, natürlichste Unterschrift |
| Als Bild einsetzen | Unterschrift auf weißem Papier scannen oder fotografieren | Wer die echte Tinten-Unterschrift möchte |
Ein Tipp für den Scan: Unterschreiben Sie mit einem dunklen Filzstift auf weißem Papier und schneiden Sie das Bild eng zu. Je weniger Rand, desto besser sitzt die Unterschrift später auf der Linie.
So unterschreiben Sie eine PDF mit IDO Sign
- Einmalig hinterlegen: Unter Einstellungen die Unterschrift mit Maus oder Stift zeichnen oder als Bild laden. Dort stehen auch Name, Telefon und Firma für die Stempel.
- PDF öffnen: per Doppelklick, „Öffnen mit“ oder durch Ziehen ins Fenster.
- Unterschrift setzen: Werkzeug Unterschrift wählen (Taste U) und auf die Linie klicken.
- Feinschliff: die Unterschrift bei Bedarf verschieben, daneben Datum, Ort oder einen Stempel setzen.
- Speichern: Strg+S speichert eine Kopie mit dem Zusatz
_geprueft. Das Original bleibt, wie es war.
Die Unterschrift ist eine normale PDF-Anmerkung. Der Empfänger sieht sie in jedem PDF-Programm und im Browser, ohne etwas installieren zu müssen.
Was rechtlich gilt
Die EU-Verordnung eIDAS unterscheidet drei Stufen der elektronischen Signatur:
- Einfache elektronische Signatur: zum Beispiel eine eingefügte Unterschrift oder ein Name unter einer E-Mail. Sie ist gültig, beweist aber wenig darüber, wer sie gesetzt hat.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: eindeutig einer Person zugeordnet und mit Mitteln erstellt, die nur diese Person kontrolliert. Änderungen am Dokument fallen auf.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): fortgeschritten plus qualifiziertes Zertifikat eines zugelassenen Anbieters. Nur sie steht der handschriftlichen Unterschrift gleich (Art. 25 Abs. 2 eIDAS).
Für deutsches Recht heißt das: Die meisten Verträge und Erklärungen im Geschäftsleben haben keine Formvorschrift. Dort genügt eine gezeichnete Unterschrift in der PDF, oft reicht sogar die Textform nach § 126b BGB, also eine lesbare Erklärung mit Namen. Verlangt ein Gesetz die Schriftform (§ 126 BGB), kann sie nur durch die elektronische Form mit QES ersetzt werden (§ 126a BGB). Für einige Erklärungen ist selbst das ausgeschlossen, zum Beispiel für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB). Die braucht weiterhin Papier und Tinte.
Wofür die gezeichnete Unterschrift im Büro reicht
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Bestellungen zwischen Unternehmen
- Lieferscheine und Übergabeprotokolle
- Stundenzettel, Rapportzettel und Arbeitsnachweise
- Interne Freigaben: Rechnungen, Urlaubsanträge, Bestellanforderungen
- Formulare, bei denen der Empfänger ausdrücklich eine eingescannte oder eingefügte Unterschrift akzeptiert
Bei Rechnungen ist die Unterschrift ohnehin keine Pflicht. Dort zählt der Prüfvermerk: wer die Rechnung wann geprüft und freigegeben hat. Das erklärt der Beitrag zu den Vermerken auf Eingangsrechnungen.
Häufige Fragen
Kann jemand meine Unterschrift aus der PDF kopieren?
Theoretisch ja, so wie man eine Unterschrift von Papier abfotografieren kann. Darum ersetzt die einfache Signatur keine QES, wo es auf Beweiskraft ankommt. Im Alltag schützt vor allem, dass Sie geprüfte Dokumente nachvollziehbar ablegen und die Originale behalten.
Funktioniert das mit jeder PDF?
Ja, auch mit eingescannten Dokumenten und Formularen. Die Unterschrift wird auf die Seite gesetzt, nicht in ein Formularfeld.
Brauche ich ein Unterschriften-Pad?
Nein. Maus oder Touchpad reichen. Ein Stift auf einem Tablet oder Grafiktablett sieht natürlicher aus.
Ausprobieren ohne Installation: In der Musterrechnung im Browser setzen Sie Häkchen, Stempel und Unterschrift mit einem Klick.
Stand der Rechtslage: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Bei Verträgen mit Formvorschrift fragen Sie bitte Ihre Rechtsberatung.
Quellen
- Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) bei EUR-Lex
- § 126 BGB – Schriftform
- § 126a BGB – Elektronische Form
- § 126b BGB – Textform
- § 623 BGB – Schriftform der Kündigung