Rechnungsfreigabe: Ablauf, Stufen und Vier-Augen-Prinzip

Von Martin Leue, Geschäftsführer der IDO GmbH Aktualisiert am 23.10.2026

Eine Rechnungsfreigabe legt fest, wer eine Eingangsrechnung prüft und wer sie zur Zahlung freigibt, in welcher Reihenfolge und ab welchem Betrag. Bewährt hat sich ein Ablauf in drei Stufen: sachlich richtig (die Leistung stimmt), rechnerisch richtig (die Zahlen stimmen) und freigegeben (die Zahlung ist erlaubt). Nach dem Vier-Augen-Prinzip bestätigt dabei nicht dieselbe Person zwei Stufen. Eine feste Regel gibt es im Gesetz nicht, aber die GoBD verlangen ein internes Kontrollsystem, das solche Schritte nachvollziehbar macht.

Warum eine feste Freigaberegel?

Doppelt bezahlte Rechnungen fallen auf, weil jede Rechnung einen festen Weg geht.
Falsche Rechnungen und Betrugsversuche, etwa gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung, gehen nicht einfach durch.
Skonto geht nicht verloren, weil klar ist, wer als Nächstes dran ist.
Die Betriebsprüfung sieht, wer wann geprüft hat. Das gehört zu dem internen Kontrollsystem, das die GoBD erwarten.

Die drei Stufen

Stufe	Wer	Was wird geprüft
Sachlich richtig	Wer bestellt oder die Leistung abgenommen hat	Leistung erbracht, Menge und Qualität wie bestellt, Preis wie vereinbart
Rechnerisch richtig	Buchhaltung	Rechenwege, Rabatte, Steuer, Summe, Pflichtangaben, keine Doppelzahlung
Freigegeben	Inhaber, Geschäftsführung oder Budgetverantwortliche	Zahlung ist erlaubt, Bankverbindung plausibel

Was in den ersten beiden Stufen genau zu prüfen ist, steht im Beitrag zu den beiden Prüfvermerken.

Musterregel für einen kleinen Betrieb

Diese Regel passt für viele Betriebe mit einem kleinen Büro und lässt sich leicht anpassen:

Jede Eingangsrechnung landet im Ordner „Eingang“, auch die per Mail.
Wer bestellt hat, prüft sachlich und stempelt SACHLICH RICHTIG.
Die Buchhaltung prüft rechnerisch, kontiert und stempelt RECHNERISCH RICHTIG.
Bis 1.000 € netto gibt die Buchhaltung frei, darüber die Geschäftsführung.
Niemand bestätigt zwei Stufen derselben Rechnung.
Änderungen der Bankverbindung eines Lieferanten werden telefonisch bei einer bekannten Nummer bestätigt.
Fertige Rechnungen kommen in den Ordner „Geprüft“, abgelehnte nach „Abgelehnt“.

Halten Sie die Regel schriftlich fest, etwa in Ihrer Verfahrensdokumentation. Dann weiß auch eine Vertretung, was zu tun ist.

Freigabe ohne Papier und ohne Workflow-System

Viele Betriebe glauben, für eine digitale Freigabe brauche es gleich ein Workflow-System mit Server oder Cloud. Es geht einfacher: IDO Sign bildet die Stufen direkt im PDF ab.

Unter Einstellungen › Freigabe legen Sie die Schritte und ihre Reihenfolge fest, standardmäßig SACHLICH RICHTIG › RECHNERISCH RICHTIG › FREIGEGEBEN.
IDO Sign achtet darauf, dass kein Schritt übersprungen oder doppelt gestempelt wird.
Mit dem Vier-Augen-Prinzip darf derselbe Mitarbeiter nicht zwei Schritte bestätigen.
Der Stand steckt in den Stempeln des PDFs selbst und steht in IDO Sign rechts in der Seitenleiste unter „Freigabe“: erledigte Schritte mit Name und Zeit, dazu der nächste. Die Rechnung kann per Netzwerkordner oder Mail zur Kollegin für den nächsten Schritt.
Nach dem letzten Schritt legt IDO Sign die Rechnung in „Geprüft“ ab und trägt sie mit allen Freigaben, Namen und Zeiten ins Prüfjournal ein.

Häufige Fragen

Muss ich in einem Ein-Personen-Betrieb freigeben?

Wer allein ist, kann kein Vier-Augen-Prinzip leben. Ein fester Ablauf hilft trotzdem: Prüfvermerk mit Datum setzen, kontieren, ablegen. Dann ist später nachvollziehbar, was geprüft wurde.

Was ist mit Rechnungen, die per Lastschrift abgebucht werden?

Auch die werden geprüft, nur nachträglich. Ist etwas falsch, widersprechen Sie der Lastschrift oder fordern eine Gutschrift.

Wie sieht die Freigabe für die Steuerberatung aus?

Im Prüfjournal stehen Freigabeschritte, Namen und Zeiten je Beleg. Mit dem Export als CSV oder DATEV-Stapel geht das an die Kanzlei.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Quellen

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