Stempel in eine PDF einfügen: drei Wege im Vergleich
Einen Stempel in eine PDF setzen geht auf drei Wegen: mit der Stempelfunktion eines PDF-Programms wie dem kostenlosen Acrobat Reader, mit einem eingescannten Stempel als Bild oder mit einem Programm, dessen Stempel Name, Datum und Uhrzeit beim Klicken selbst eintragen. Für einen gelegentlichen Stempel reicht der erste Weg. Wer jeden Tag Rechnungen, Lieferscheine oder Stundenzettel abzeichnet, spart mit dem dritten Weg am meisten Zeit, weil kein Feld mehr von Hand ausgefüllt wird.
Wofür Büros Stempel auf PDFs brauchen
Auf Papier erzählt der Stempel, was mit einem Dokument passiert ist: eingegangen am, geprüft von, freigegeben, abgelehnt, gebucht. Wer Dokumente nur noch als PDF bekommt, braucht dieselben Vermerke digital, sonst druckt das Büro wieder aus. Typische Stempel sind:
- Eingangsstempel mit Datum, etwa für Post, Bescheide und Fristen.
- Prüfvermerke wie GEPRÜFT, SACHLICH RICHTIG und RECHNERISCH RICHTIG auf Rechnungen.
- Freigabe- und Ablehnungsstempel für Angebote, Bestellungen und Stundenzettel.
- Kontierungsstempel mit Sachkonto und Kostenstelle für die Buchhaltung.
- Mitarbeiter- oder Firmenstempel mit Name, Firma und Telefon.
Wichtig ist bei allen: Der Stempel muss zeigen, wer ihn wann gesetzt hat. Ein Stempel ohne Name und Datum sagt später nichts mehr aus.
Weg 1: Stempelfunktion im Acrobat Reader
Der kostenlose Adobe Acrobat Reader hat bei den Kommentarwerkzeugen eine Stempelfunktion mit fertigen Stempeln wie „Genehmigt“ oder „Vertraulich“. Je nach Version lässt sich dort auch ein eigenes Bild als Stempel anlegen. Das klappt, hat im Alltag aber Grenzen:
- Die dynamischen Stempel tragen Name und Datum ein, aber in einem festen Layout, das Sie kaum anpassen können.
- Eigene Felder wie Kostenstelle oder Bemerkung gehen nur mit Formularwissen.
- Für jeden Stempel sind mehrere Klicks durch Menüs nötig.
Für ein paar Dokumente im Monat ist das in Ordnung. Für einen Stapel Rechnungen am Monatsende ist es zäh.
Weg 2: Stempel als Bild einfügen
Viele Betriebe scannen ihren Gummistempel ein und setzen ihn als Bild in die PDF. Das sieht vertraut aus, hat aber einen Haken: Datum, Name und Uhrzeit stehen nicht drin oder müssen jedes Mal als Text daneben geschrieben werden. Ein Bild lässt sich außerdem beliebig oft kopieren, es beweist also nicht, wer gestempelt hat.
Weg 3: Stempel, die sich selbst ausfüllen
Ein Programm wie IDO Sign legt die Stempel als Vorlagen mit Platzhaltern an. Beim Klicken setzt es Ihren Namen, Ihr Kürzel, die Firma, das Datum und die Uhrzeit ein:
| Platzhalter | wird zu |
|---|---|
{name} | Martina Muster |
{kuerzel} | MM |
{datum} {zeit} | 23.10.2026 14:05 |
{Kostenstelle} | wird beim Setzen abgefragt |
Jeder andere Platzhalter in geschweiften Klammern wird beim Setzen abgefragt. So entsteht in Sekunden ein Kontierungs-, Eingangs- oder Freigabestempel genau nach Ihrem Bedarf. Mitgeliefert sind GEPRÜFT, SACHLICH RICHTIG, RECHNERISCH RICHTIG, FREIGEGEBEN, ANGEBOT GEPRÜFT, ABGELEHNT, KONTIERT und ein Mitarbeiterstempel. Farben und Reihenfolge stellen Sie selbst ein.
Der Stempel ist eine normale PDF-Anmerkung. Er ist also auch in Acrobat, im Browser und in jedem anderen PDF-Programm sichtbar, wenn Sie das Dokument weitergeben.
Schritt für Schritt: einen Stempel in IDO Sign setzen
- PDF öffnen, per Doppelklick, „Öffnen mit“ oder durch Ziehen ins Fenster.
- Stempel-Werkzeug wählen (Taste S) und im Auswahlfeld den Stempel aussuchen.
- Auf die Stelle im Dokument klicken. Name, Datum und Uhrzeit stehen sofort drin.
- Bei Bedarf verschieben: Mauszeiger auf den Stempel, ziehen.
- Mit Strg+S als
…_geprueft.pdfspeichern. Das Original bleibt unverändert.
Wer viele Dokumente nacheinander stempelt, nimmt „Speichern + nächstes“ (Strg+Enter): Das Programm speichert und öffnet sofort das nächste Dokument aus demselben Ordner.
Worauf es rechtlich ankommt
Für Stempel auf Belegen gibt es keine Formvorschrift. Die GoBD verlangen aber, dass Buchführung und Belege nachvollziehbar und das Original unverändert sind (§ 146 AO). Darum gilt in der Praxis:
- Nicht in der Originaldatei stempeln, sondern eine geprüfte Kopie speichern und das Original aufbewahren.
- Der Stempel sollte Name und Datum tragen, damit klar ist, wer wann geprüft hat.
- Bei E-Rechnungen bleibt die XML-Datei der maßgebliche Beleg. Der Stempel gehört auf die Sichtkopie, die XML darf nicht verändert werden.
Häufige Fragen
Kann ich unseren echten Firmenstempel nachbauen?
Ja. Legen Sie in IDO Sign einen eigenen Stempel mit Firmenname, Anschrift und Platzhaltern an. Ein eingescannter Stempel lässt sich als Bild ebenfalls verwenden, dann aber ohne automatisches Datum.
Geht das auch auf eingescannten Dokumenten?
Ja. Stempel funktionieren auf jeder PDF, auch auf Scans und Fotos, die als PDF gespeichert sind.
Sieht der Empfänger den Stempel?
Ja, in jedem üblichen PDF-Programm. Gestempelt wird als Anmerkung nach PDF-Standard, nicht in einem eigenen Format.
Wie sich Stempel, Häkchen und Unterschrift anfühlen, zeigt die Musterrechnung zum Durchklicken, ganz ohne Installation.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (Abdruck beim Bayerischen Landesamt für Steuern)
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen