Software zur Rechnungsprüfung: was kleine Betriebe brauchen
Software zur Rechnungsprüfung gibt es in drei Arten: Workflow-Systeme, die Rechnungen auslesen und durch eine digitale Freigabekette schicken, Buchhaltungs-Clouds mit eingebauter Belegprüfung und Programme am PC, die das Prüfen auf Papier eins zu eins auf den Bildschirm holen. Für Betriebe mit vielen hundert Rechnungen im Monat und mehreren Standorten lohnt ein Workflow-System. Für den typischen Betrieb mit einer Handvoll Leuten im Büro ist ein Programm am PC meist schneller eingeführt, günstiger und näher an der gewohnten Arbeitsweise.
Was Rechnungsprüfung leisten muss
Egal mit welchem Werkzeug: Eine Eingangsrechnung wird erst bezahlt, wenn klar ist, dass
- die Leistung so bestellt und geliefert wurde (sachlich richtig),
- Mengen, Preise, Rabatte, Steuer und Summe stimmen (rechnerisch richtig),
- die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vorhanden sind, damit der Vorsteuerabzug klappt,
- jemand mit Befugnis die Zahlung freigegeben hat.
Dazu kommt die Nachvollziehbarkeit: Die GoBD verlangen ein internes Kontrollsystem, und im Zweifel will die Betriebsprüfung sehen, wer wann was geprüft hat. Das Original der Rechnung muss dabei unverändert bleiben.
Die drei Arten von Lösungen
| Workflow-System | Buchhaltungs-Cloud | Programm am PC | |
|---|---|---|---|
| Typisch für | Mittelstand, viele Kostenstellen, mehrere Standorte | Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst online machen | Kleine und mittlere Betriebe, die wie bisher prüfen wollen |
| Einführung | Projekt mit Einrichtung, Schulung, oft Schnittstellen | Konto anlegen, Belege hochladen | Installieren, Name und Unterschrift hinterlegen |
| Wo liegen die Belege | Im System, oft beim Anbieter | Beim Anbieter | In Ihren eigenen Ordnern |
| Kosten | oft nach Belegzahl, dazu Einrichtung | Monatsabo, Rechnungsprüfung als Teil davon | je Arbeitsplatz, als Abo oder Kauf |
| Arbeitsweise | Neues System lernen | Neues System lernen | Wie mit Stift und Stempel |
Keine Art ist grundsätzlich besser. Ein Workflow-System spielt seine Stärken aus, wenn viele Menschen an vielen Rechnungen arbeiten und alles automatisch weiterlaufen soll. Es lohnt sich aber selten, wenn zwei Leute 80 Rechnungen im Monat prüfen.
Checkliste für die Auswahl
- E-Rechnung: Kann die Software XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzeigen und nachrechnen? Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Original unverändert: Bleibt die Originaldatei, bei E-Rechnungen die XML, unangetastet?
- Nachvollziehbar: Steht im geprüften Dokument, wer wann geprüft und freigegeben hat?
- Freigabe: Lassen sich Stufen und das Vier-Augen-Prinzip abbilden?
- Kontierung und Steuerberatung: Kommt die Kontierung als DATEV-Stapel oder Liste zur Steuerberatung?
- Datenort: Wo liegen die Belege, und was passiert mit ihnen, wenn Sie kündigen?
- Aufwand: Wie lange dauert es, bis die erste Rechnung geprüft ist, und wer muss es lernen?
- Kosten über fünf Jahre: Lizenz, Belegpreise, Einrichtung und Wartung zusammengerechnet.
So deckt IDO Sign die Checkliste ab
- XRechnung (UBL und CII), ZUGFeRD und Factur-X werden lesbar angezeigt und beim Öffnen Position für Position nachgerechnet.
- Gespeichert wird immer eine geprüfte Kopie, das Original bleibt unverändert. Bei E-Rechnungen steckt die Original-XML unverändert im Prüf-PDF.
- Stempel tragen Name, Datum und Uhrzeit. Der Freigabestand steckt im PDF selbst.
- Freigabe in frei wählbaren Schritten, mit Vier-Augen-Prinzip.
- Kontierungsstempel mit Vorschlag je Lieferant, Prüfjournal mit Export als CSV und DATEV-Buchungsstapel.
- Die Belege bleiben in Ihren Ordnern. Fertige Rechnungen wandern von selbst nach „Geprüft“ oder „Abgelehnt“.
- Installiert in einer Minute, bedient wie Stift und Stempel, Lizenz je Arbeitsplatz als Abo oder Kauf.
Gescannte Papierrechnungen macht die Texterkennung durchsuchbar, und das Prüfjournal übernimmt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge aus dem erkannten Text. Was IDO Sign nicht tut: Es schickt keine Aufgaben per E-Mail herum. Die Weitergabe läuft über den Netzwerkordner oder per Mail, so wie heute mit dem Papierstapel.
Häufige Fragen
Brauche ich überhaupt Software, reicht nicht Ausdrucken?
Für Papierrechnungen ging das. E-Rechnungen sind aber XML-Dateien, die man nicht sinnvoll ausdrucken kann, und wer druckt, stempelt und wieder einscannt, macht die Arbeit doppelt.
Kann meine Steuerberatung mit den Ergebnissen arbeiten?
Ja. Das Prüfjournal erzeugt einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF) mit Sachkonto, Kreditor und Kostenstellen, den die Kanzlei direkt einliest. Wie die Kontierung auf die Rechnung kommt, zeigt der Beitrag zum digitalen Kontierungsstempel.
Wie lange dauert die Einführung?
Setup ausführen, unter Einstellungen Name und Unterschrift hinterlegen, erste Rechnung öffnen. Die Freigabestufen stellen Sie in wenigen Minuten ein.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.
Quellen
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (Abdruck beim Bayerischen Landesamt für Steuern)
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen