Alternative zu Adobe Acrobat: was Büros wirklich brauchen

Von Martin Leue, Geschäftsführer der IDO GmbH Aktualisiert am 23.10.2026

Ob eine Alternative zu Adobe Acrobat taugt, hängt davon ab, was Sie mit PDFs tun. Wer PDFs nur liest, ausfüllt und gelegentlich kommentiert, kommt mit dem kostenlosen Acrobat Reader oder PDF24 aus. Wer Texte und Seiten umfassend bearbeitet, findet bei Foxit oder PDF-XChange günstigere Vollprogramme. Und wer vor allem abhakt, korrigiert, stempelt, unterschreibt und Rechnungen freigibt, braucht kein großes PDF-Paket, sondern ein Werkzeug genau dafür. Für diesen Fall haben wir IDO Sign gebaut. Hier der ehrliche Vergleich mit Preisen vom Oktober 2026.

Was kostet Adobe Acrobat?

Acrobat gibt es nur noch im Abo. Die Preise für Deutschland, inklusive Umsatzsteuer, Stand August 2026:

Plan	Jahresabo, monatlich gezahlt	Jahresabo, im Voraus	Monatlich kündbar
Acrobat Standard	17,99 € / Monat	212,99 € / Jahr	29,99 € / Monat
Acrobat Pro	23,79 € / Monat	284,03 € / Jahr	35,69 € / Monat

Für Teams kostet Acrobat Standard 16,80 € und Acrobat Pro 23,99 € je Lizenz und Monat, jeweils netto im Jahresvertrag. Ein Büro mit drei Arbeitsplätzen zahlt für Acrobat Standard also rund 600 € netto im Jahr, Jahr für Jahr.

Die Alternativen im Überblick

Programm	Preis (Stand Oktober 2026)	Stärke	Grenze im Büroalltag
Acrobat Reader	kostenlos	Lesen, Ausfüllen, Kommentare, einfache Stempel	Stempel mit festem Layout, viele Klicks je Dokument, keine Rechnungsprüfung
PDF24 Creator	kostenlos (Windows)	Viele Werkzeuge: zusammenfügen, komprimieren, umwandeln	Kein Stempel, der Name und Datum selbst einsetzt, keine Freigabe
PDF-XChange Editor Plus	75 € je Nutzer inkl. 1 Jahr Wartung, danach weiter nutzbar	Sehr günstiges Vollprogramm mit Texterkennung	Viele Funktionen, aber kein Ablauf für Prüfen und Freigeben
Foxit PDF Editor	129,99 US-$ im Jahr oder 209,99 US-$ einmalig, je Nutzer	Acrobat-ähnlicher Funktionsumfang	Für Prüfen und Stempeln überdimensioniert
IDO Sign	49 € pro Platz und Jahr, als Kauflizenz 129 € pro Platz, einmalig	Abhaken, korrigieren, stempeln, unterschreiben, Rechnungen nachrechnen und freigeben, Texterkennung, Text zeilenweise ändern	Kein Vollprogramm: kein Neuumbruch ganzer Absätze, keine Seitenbearbeitung, kein Umwandeln von Word oder Excel

Die Preise stammen von den Seiten der Anbieter bzw. von Händlerübersichten (Quellen am Ende) und können sich ändern. Foxit nennt seine Preise in US-Dollar.

Was Büros mit PDFs wirklich tun

In den Betrieben, die wir als IT-Systemhaus betreuen, sind es fast immer dieselben Aufgaben:

Rechnungen prüfen: Positionen abhaken, falsche Preise durchstreichen und korrigieren, „sachlich richtig“ stempeln, freigeben.
Angebote und Lieferscheine abzeichnen, Mengen abhaken, Abweichungen markieren.
Stundenzettel, Verträge und Formulare unterschreiben.
Bemerkungen dazuschreiben und Stellen markieren.

Seiten umsortieren, Texte umbrechen oder Word-Dateien umwandeln kommt seltener vor, und dafür reicht oft ein kostenloses Werkzeug wie PDF24. Wer für die täglichen Aufgaben ein großes PDF-Paket kauft, bezahlt viele Funktionen, die niemand nutzt, und klickt sich trotzdem durch Menüs, die für etwas anderes gebaut sind.

Wofür IDO Sign gebaut ist

IDO Sign bedient sich wie Stift und Stempel. Jedes Werkzeug hat ein Tastenkürzel: Häkchen (H), Kreuz (X), Durchstreichen mit Korrekturwert (D), Text (T), Stempel (S), Unterschrift (U), Markieren (M), Stift (F), Text bearbeiten (B). Stempel setzen Name, Datum und Uhrzeit von selbst ein. „Speichern + nächstes“ arbeitet einen ganzen Ordner nacheinander ab.

Für Rechnungen kommt mehr dazu, als ein allgemeines PDF-Programm bietet:

Rechenprüfung für ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung: jede Position, Steuer und Zahlbetrag werden beim Öffnen nachgerechnet.
Freigabe in mehreren Schritten, auf Wunsch mit Vier-Augen-Prinzip.
Kontierungsstempel, der sich je Lieferant die letzte Kontierung merkt.
Prüfjournal mit Export für Excel und als DATEV-Buchungsstapel.
Ablage von selbst in die Ordner „Geprüft“ und „Abgelehnt“.

Seit Version 1.4 kann IDO Sign auch, wofür viele bisher ein großes Paket gekauft haben: Die Texterkennung macht Scans durchsuchbar, und mit Text bearbeiten ändern Sie eine vorhandene Zeile direkt im PDF, in derselben Schrift, Größe und Farbe. Geändert wird Zeile für Zeile. Wer ganze Absätze neu umbrechen oder Seiten umbauen muss, nimmt dafür weiter ein Vollprogramm.

Ihre Dokumente bleiben dabei auf Ihrem PC oder im Netzwerkordner. IDO Sign lädt nichts in eine Cloud.

Welche Lösung passt zu Ihnen?

Sie lesen und füllen nur aus: Acrobat Reader oder PDF24, beides kostenlos.
Sie bearbeiten Inhalte, Seiten und Formulare umfassend: PDF-XChange Editor Plus ist die günstigste Kauflösung, Foxit die nächste an Acrobat.
Sie prüfen, stempeln und unterschreiben jeden Tag, vor allem Rechnungen: IDO Sign. Für gelegentliche Umbauten an PDFs nehmen Sie zusätzlich PDF24.
Sie brauchen qualifizierte elektronische Signaturen für Verträge mit Schriftform: Dafür brauchen Sie einen Vertrauensdiensteanbieter, unabhängig vom PDF-Programm.

Häufige Fragen

Kann ich Acrobat und IDO Sign nebeneinander nutzen?

Ja. IDO Sign speichert normale PDF-Anmerkungen, die auch in Acrobat sichtbar sind. Viele nutzen IDO Sign für das tägliche Prüfen und behalten für Sonderfälle ein anderes Programm.

Gibt es IDO Sign ohne Abo?

Ja, als Kauflizenz je Arbeitsplatz. Einmal zahlen, unbefristet nutzen. Alternativ gibt es ein Abo, monatlich oder jährlich, mit allen neuen Versionen. Die Einzelheiten stehen bei den Lizenzen und Preisen.

Wie teste ich, ob IDO Sign reicht?

Laden Sie die Testversion und nehmen Sie eine Woche lang alle Ihre PDFs damit. Sie läuft 14 Tage mit allen Funktionen, ohne Konto.

Preise der Anbieter: Stand Oktober 2026, ohne Gewähr. Adobe Acrobat ist eine Marke der Adobe Inc., Foxit eine Marke der Foxit Software Inc., PDF-XChange eine Marke der PDF-XChange Co. Ltd. Wir stehen mit keinem der Anbieter in Verbindung.

Quellen

IDO Sign testen 14 Tage, ohne KontoJetzt laden