So funktioniert IDO Sign: eine PDF prüfen in vier Schritten
Vom Öffnen bis zur Ablage im richtigen Ordner, am Beispiel einer Rechnung. Angebote, Lieferscheine und Verträge gehen genauso. Wer schon mit Stift und Stempel prüft, findet sich sofort zurecht.
Vorher einmal: installieren und einrichten
- Setup ausführen. Mit Administratorrechten wird IDO Sign für alle Benutzer des PCs installiert, sonst nur für Sie. Es legt einen Eintrag im Startmenü an, auf Wunsch ein Desktop-Symbol, und trägt sich bei PDF- und XML-Dateien unter „Öffnen mit“ ein.
- Windows-Hinweis bestätigen. Zeigt Windows „Der Computer wurde durch Windows geschützt“, klicken Sie auf „Weitere Informationen“ und dann „Trotzdem ausführen“.
- Einstellungen ausfüllen. Name, Kürzel, Telefon und Firma für die Stempel, dazu Ihre Unterschrift: mit Maus oder Stift zeichnen oder als eingescanntes Bild laden.
1. PDF oder E-Rechnung öffnen
Ziehen Sie das PDF ins Fenster, klicken Sie auf „Öffnen“ (Strg+O) oder wählen Sie im Explorer „Öffnen mit › IDO Sign“. Auf der Startseite stehen die zuletzt geöffneten Dokumente als Liste, jeweils mit Art und Stand der Prüfung.
- ZUGFeRD und Factur-X: IDO Sign erkennt die eingebettete XML-Rechnung. Rechts in der Seitenleiste unter „Prüfung“ steht das Ergebnis der Rechenprüfung, jede Abweichung mit dem richtigen Betrag.
- XRechnung (UBL oder CII): Die XML-Datei erscheint als lesbares Dokument, auf dem Sie ganz normal prüfen.
- Gescannte PDFs: Ein Hinweis bietet die Texterkennung an (auch unter Extras › Texterkennung, Strg+Umschalt+T). Danach ist der Scan durchsuchbar, und das Prüfjournal übernimmt Lieferant, Rechnungsnummer und Beträge aus dem Text. Unter Einstellungen › Texterkennung lässt sie sich auf automatisch stellen.
2. Abhaken, korrigieren, anmerken
Die Werkzeuge stehen links in einer schmalen Leiste. Mit der Taste in der Tabelle wechseln Sie ohne Maus.
| Werkzeug | Taste | So geht’s |
|---|---|---|
| Häkchen | H | Klick setzt ein grünes Häkchen |
| Kreuz | X | Klick setzt ein rotes Kreuz |
| Durchstreichen | D | Über den Wert ziehen, danach den richtigen Wert eingeben. Er steht rot daneben |
| Text | T | Klick, Bemerkung eingeben |
| Text bearbeiten | B | Klick auf eine Zeile, neuen Text eingeben, Enter. Schrift, Größe und Farbe bleiben gleich |
| Markieren | M | Rechteck ziehen für eine gelbe Hervorhebung |
| Stift | F | Freihand zeichnen |
Jede Markierung lässt sich mit der Maus verschieben, Entf löscht sie, Strg+Z macht sie rückgängig.
3. Stempeln und unterschreiben
Wählen Sie rechts in der Seitenleiste einen Stempel (oder Taste S) und klicken Sie an die gewünschte Stelle. Name, Datum und Uhrzeit setzt IDO Sign selbst ein. Mit U kommt Ihre Unterschrift dazu.
Der Stempel KONTIERT fragt Sachkonto, Kostenstelle und Projekt ab und merkt sich die letzte Kontierung je Lieferant. Eigene Eingabefelder bauen Sie mit Platzhaltern in geschweiften Klammern, etwa {Auftrag}.
Freigabe in mehreren Schritten
Unter Einstellungen › Freigabe legen Sie die Reihenfolge fest, zum Beispiel SACHLICH RICHTIG › RECHNERISCH RICHTIG › FREIGEGEBEN. IDO Sign achtet darauf, dass kein Schritt fehlt oder doppelt gestempelt wird. Mit dem Vier-Augen-Prinzip darf dieselbe Person nicht zwei Schritte bestätigen. Den Stand sehen Sie rechts unter „Freigabe“ als Schritte, und er steckt im PDF selbst. Die Rechnung kann also per Netzwerkordner oder E-Mail zur Kollegin weiter.
4. Speichern, ablegen, exportieren
Beim ersten Speichern schlägt IDO Sign …_geprueft.pdf vor, das Original bleibt unverändert. „Speichern + nächstes“ (Strg+Enter) öffnet sofort das nächste Dokument aus dem Ordner.
- Ablage: Fertige Belege kommen in den Unterordner „Geprüft“, abgelehnte in „Abgelehnt“.
- Prüfjournal (Strg+J): jeder Beleg mit Lieferant, Rechnungsnummer, Beträgen, Fälligkeit, Freigaben und Kontierung. Liegt es im Netzwerkordner, sieht das ganze Team dasselbe Journal.
- Export: als CSV für Excel oder als DATEV-Buchungsstapel (EXTF) für die Steuerberatung.
Alle Markierungen sind normale PDF-Anmerkungen. Sie sind auch in Acrobat, PDF-XChange und anderen Programmen sichtbar.
Testen und Lizenz aktivieren
Ohne Lizenz läuft IDO Sign 14 Tage mit allen Funktionen. Danach öffnen und lesen Sie Dokumente weiter, Speichern und Drucken geht wieder mit Lizenz. Den Lizenzschlüssel fügen Sie unter Hilfe › Lizenz ein und klicken auf „Aktivieren“. Der PC belegt dann einen Arbeitsplatz Ihrer Lizenz und läuft bis zu 30 Tage ohne Internet.
PC gewechselt? Im Lizenzdialog „Von diesem PC entfernen“ klicken, im Kundenkonto freigeben oder einfach deinstallieren. Dann ist der Platz wieder frei.
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