Lieferschein digital abzeichnen und den Wareneingang prüfen
Einen Lieferschein digital abzeichnen heißt: die PDF öffnen, jede gelieferte Position abhaken, Abweichungen wie Fehlmengen oder Schäden markieren und den Empfang mit Name, Datum und Uhrzeit bestätigen. So entsteht ein Wareneingangsnachweis, der nicht verloren geht und den die Buchhaltung später neben die Rechnung legen kann. Für Unternehmen ist das mehr als Ordnung: Wer Mängel bei Lieferungen zwischen Kaufleuten nicht unverzüglich rügt, verliert seine Rechte (§ 377 HGB).
Warum der Lieferschein zählt
- Rügepflicht: Zwischen Kaufleuten muss die Ware unverzüglich untersucht und ein Mangel unverzüglich angezeigt werden. Sonst gilt die Ware als genehmigt.
- Rechnungsprüfung: Der abgezeichnete Lieferschein ist der Beleg für „sachlich richtig“. Ohne ihn weiß in der Buchhaltung niemand, ob alles ankam.
- Aufbewahrung: Lieferscheine, die Buchungsbelege ergänzen, sind Teil der Unterlagen, die nach § 147 AO aufzubewahren sind. Ein abgezeichneter Lieferschein, der zugleich Beleg ist, fällt darunter.
So prüfen Sie den Wareneingang am PDF-Lieferschein
- Lieferschein öffnen: Viele Lieferanten schicken ihn per Mail, sonst scannen Sie den Papierlieferschein als PDF.
- Positionen abhaken: Jede vollständige Position bekommt ein grünes Häkchen (Taste H).
- Abweichungen markieren: Fehlende Teile mit rotem Kreuz (X), falsche Mengen durchstreichen (D) und die tatsächliche Menge eintragen. Sie erscheint rot daneben.
- Bemerkung dazuschreiben: etwa „Karton beschädigt, Foto liegt vor“ mit dem Textwerkzeug (T).
- Empfang bestätigen: Mitarbeiterstempel mit Name, Datum und Uhrzeit setzen, auf Wunsch unterschreiben.
- Speichern: Strg+S legt eine geprüfte Kopie an, der Original-Lieferschein bleibt unverändert.
Tipp für einen eigenen Stempel: Legen Sie unter Einstellungen › Stempel einen Stempel WARE ERHALTEN mit den Feldern {name}, {datum}, {zeit} und {Bemerkung} an. Die Bemerkung wird beim Setzen abgefragt und bleibt leer, wenn alles stimmt.
Lieferschein und Rechnung abgleichen
Kommt später die Rechnung, öffnen Sie beide nebeneinander. Was auf dem Lieferschein fehlt, darf auf der Rechnung nicht berechnet sein. Auf der Rechnung haken Sie die gelieferten Positionen ab, streichen fehlende durch und setzen SACHLICH RICHTIG. Bei E-Rechnungen rechnet IDO Sign die Beträge dabei selbst nach.
Wer mehrere Lieferscheine zu einer Sammelrechnung hat, legt sie im selben Ordner ab. Mit „Speichern + nächstes“ (Strg+Enter) gehen Sie den Ordner der Reihe nach durch.
Auch für andere Nachweise
Was beim Lieferschein funktioniert, klappt mit jedem Nachweis als PDF:
- Übergabe- und Abnahmeprotokolle
- Stundenzettel und Rapportzettel von Monteuren
- Prüfberichte und Wartungsnachweise
- Retourenscheine und Reklamationen
Häufige Fragen
Reicht ein abgehakter PDF-Lieferschein als Nachweis?
Ja, wenn erkennbar ist, wer wann geprüft hat. Darum gehören Name und Datum auf den Stempel, und das Original bleibt neben der geprüften Kopie erhalten.
Kann der Fahrer direkt am Tablet unterschreiben?
IDO Sign läuft unter Windows, also auch auf Windows-Tablets mit Stift. Für Smartphones und iPads ist es nicht gedacht.
Was ist, wenn der Lieferschein nur auf Papier kommt?
Scannen Sie ihn als PDF, etwa mit dem Multifunktionsdrucker oder einer Scan-App, und prüfen Sie dann wie oben beschrieben. Wie Sie den Empfang mit einer echten Unterschrift bestätigen, erklärt der Beitrag zum Unterschreiben ohne Ausdruck.
Stand der Rechtslage: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
Quellen
- § 377 HGB – Untersuchungs- und Rügepflicht
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (Abdruck beim Bayerischen Landesamt für Steuern)